Gerade fällt mir in der Baubesprechung wieder auf, dass ein Teilnehmer nicht mitschreibt. Das weckt mein Mißtrauen. Wird er die gestellten Festlegungen und Aufgaben weiterverfolgen?

"Ich habe das Protokoll nicht erhalten, ich wusste nicht was ich erledigen sollte." Dieser Satz folgt dann kurz nach der Begrüßung. Ganz klar, dass mit dieser mangelnder Vorbereitung Verzüge verursacht werden. Unklar bleibt auch, warum der Unternehmer überhaupt an der Besprechnug teilnimmt. Offensichtlich interessieren ihn die getroffenen Vereinbarungen nicht.  

Hier folgen meine Tipps zur wirksamen Protokollierung.

1. Im Aktenvermerk sind alle Teilnehmer aufzulisten. Zudem wird im Protokoll festgehalten, an wen der Vermerk verteilt wurde. 
2. Protokolle sollten zeitnah geschrieben werden. Am besten man schreibt es sofort. Dann sind die besprochenen Themen noch sehr präsent. Ich empfehle spätestens nach drei Tagen das Protokoll zu versenden.
3. Die Verbindlichkeit versuche ich mit einer Vorbemerkung zu vertiefen: " ... Das Protokoll gibt das Verständnis des Verfassers wieder. Sollten Widersprüche oder anderslautende Darlegungen zu Einspruch, Richtigstellung oder Ergänzung Anlass geben, so wird darum gebeten, diese innerhalb von 5 Werktagen schriftlich mitzuteilen. Folgen keine diesbezüglichen Mitteilungen, so hat das Protokoll inhaltlich Bestand. "
4. Die Ereignisse der Besprechung sollen in der Chronologie nachvollziehbar dargestellt werden. Erledigte Punkte werden aus dem Aktenvermerk gelöscht. Das verringert den Umfang des Vermerks. Offene Besprechungspunkte werden datiert und ausgegraut und solange im Aktenvermerk mitgeführt, bis der Punkt erledigt ist. So bleibt die Historie des Besprechungsergebnisses im aktuellen Protokoll sichtbar.
5. Aktenvermerke sind konkret zu formulieren. Sätze wie: "es soll die Baustelle gesäubert werden" sind zu vage. Verantwortlichkeiten werden verwässert. Besser ist: "Die Rohbaufirma sagt zu, bis zum tt.mm.jj den Bereich des EG von Achse 3-8 zu reinigen."